Kontrola z Inspektorátu práce dokáže zaskočit nejednoho zaměstnavatele. Přestože jde o běžnou součást podnikání, mnozí manažeři i podnikatelé se při pohledu na kontrolory dostanou do stresu. Přitom je možné se na kontrolu dobře připravit, aby proběhla hladce a bez zbytečných komplikací. Tento článek vás krok za krokem provede celým procesem.
Co je Inspektorát práce a jaké má pravomoci
Inspektorát práce je orgán státní správy, jehož úkolem je kontrolovat dodržování pracovněprávních předpisů, předpisů o bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci (BOZP) a dalších povinností zaměstnavatelů. Kontrola může přijít neohlášeně nebo na základě podnětu ze strany zaměstnanců či jiných osob.
Inspektoři mají právo vstoupit do prostor firmy, nahlížet do dokumentů, pořizovat kopie potřebných materiálů a mluvit se zaměstnanci. Měli byste proto znát svá práva a povinnosti.
Jak se na kontrolu připravit
Dobrá příprava je klíčem k úspěšnému průběhu kontroly. Především je potřeba mít v pořádku základní dokumentaci, která bývá předmětem kontroly nejčastěji:
- pracovní smlouvy a dohody,
- evidence pracovní doby,
- dokumentace BOZP a požární ochrany,
- doklady o absolvovaných školeních zaměstnanců,
- záznamy o pracovních úrazech.
Pravidelně aktualizujte veškerou dokumentaci a udržujte ji přehlednou a dostupnou. Vyhnete se tím komplikacím při hledání dokumentů během samotné kontroly.
Krok za krokem: jak jednat s inspektory práce
Zachovejte klid a buďte vstřícní
Pokud kontrola dorazí, nepanikařte. Přivítejte inspektory klidně, představte se a požádejte je, aby se legitimovali a sdělili vám účel kontroly. Příjemné jednání může pomoci k hladkému průběhu kontroly.
Zajistěte klidné místo pro kontrolu
Vyhraďte pro kontrolu klidné místo, kde můžete nerušeně projít potřebnou dokumentaci a kde se inspektoři mohou v klidu dotazovat. Zajistěte přístup ke všem vyžadovaným dokumentům.
Poskytujte jen informace, které se týkají kontroly
Odpovídejte jasně a stručně, zaměřte se pouze na to, co inspektory zajímá. Není potřeba poskytovat více informací, než je vyžadováno. Zbytečně se nerozepisujte a nevysvětlujte věci, na které se kontrola neptá.
Umožněte rozhovory se zaměstnanci
Inspektoři mají právo mluvit se zaměstnanci bez přítomnosti vedení. Nijak tomu nebráníte, ale informujte zaměstnance předem, aby byli připraveni na to, že se jich inspektoři mohou ptát na otázky týkající se pracovních podmínek a bezpečnosti.
Pečlivě zaznamenávejte průběh kontroly
Během kontroly si veďte stručné poznámky o tom, co inspektoři kontrolují, jaké dokumenty požadují, a také o případných výhradách či nedostatcích. Můžete si také vyžádat kopii záznamu o provedené kontrole.
Co dělat, když inspektoři odhalí nedostatky
Pokud kontrola odhalí nějaké nedostatky, nesnažte se je zbytečně obhajovat nebo dokonce popírat. Zeptejte se na možnosti odstranění těchto problémů a nastavte jasný termín, do kdy nedostatky napravíte. Obvykle vám bude poskytnuta lhůta na nápravu.
Pokud s výsledky kontroly nesouhlasíte, máte právo vznést námitky nebo se odvolat. V tomto případě je však důležité, abyste měli připravené jasné argumenty a případně odborné posouzení, které vaše stanovisko podpoří.
Spolupráce s odborníky se vyplatí
Pro řadu firem je obtížné orientovat se ve všech předpisech a legislativních změnách. Právě proto je vhodné spolupracovat s odbornou firmou, která vám pomůže nejen s přípravou dokumentace, ale také s celkovým nastavením systému BOZP. Společnost Extéria vám může nabídnout profesionální řešení v oblasti BOZP a požární ochrany, díky kterému budete na kontrolu vždy dobře připraveni.